Word: Einträge für Index richtig löschen und Dokumente für Trados aufbereiten

Größere Word-Dokumente enthalten oft Index-Markierungen. 
Mitunter sind sie nicht erwünscht & stören eine weitere Bearbeitung, etwa in Trados.

Indexeinträge in Word

Einträge für Index aus Word-Dokumenten löschen

Einträge für Index in Word-Dokumenten sind Stichworte, die normalerweise nicht sichtbar und über eine Feldfunktion eingefügt sind. Sie dienen dem automatisierten Aufbau eines Index-Verzeichnisses. Vor einer weiteren Bearbeitung des Dokuments sollen diese möglicherweise entfernt werden. Insbesondere ist das hilfreich, wenn der Text etwa in einem Übersetzungstool wie Trados weiter verwenden werden soll. Denn das Problem dabei ist, dass diese Markierungen dennoch im Text stehen und schnell zu unerwarteten Effekten führen können.

Zum Entfernen der Stichworteinträge in Word gibt es zwar diverse Tipps im Internet, die aber oft nicht ganz korrekt sind. Der Ansatz mit der universellen Funktion Suchen/Ersetzen ist natürlich wieder mal der richtige Weg. Zunächst müssen aber die verdeckten Einträge sichtbar gemacht werden. Dazu genügt die Tastenkombination [STRG]+[*] oder ein Klick auf das Symbol ¶ zum Anzeigen der Steuerzeichen. Nun führen wir im Bereich Start des Menübandes den Befehl Bearbeiten – Ersetzen aus und klicken auf die Schaltfläche Erweitern. Wenn der Cursor im Feld Suchen nach steht, klicken wir unten auf Sonderformat und dann auf Feld. Damit ist die Zeichenfolge „^d“ bereits eingetragen, was auch manuell möglich wäre. Es handelt sich hierbei um ein maskiertes Steuerzeichen und keinen Programmierbefehl. Der folgende Suchbegriff ist daher OHNE Leerzeichen direkt anzuschließen. Die gesuchten Indexfelder sind mit „xe“ gekennzeichnet. Daher vervollständigen wir den Eintrag zu „^dxe“. Zum Löschen der bisherigen Inhalte muss das Eingabefeld Ersetzen durch lediglich leer bleiben. Zum Entfernen sämtlicher Index-Markierungen genügt nun ein Klick auf Alle ersetzen.

Aufbereitung von Word-Dokumenten für das Trados-Alignment

Trados-Alignment

Vor einer Nutzung mit Trados müssen in den Word-Ausgangsdokumenten alle Überarbeitungen bestätigt und danach der Modus der Nachverfolgung ausgeschaltet werden. Dazu wechseln wir im Menüband zu Überprüfen und klicken dort im Bereich Änderungen auf das Kombinationsfeld Annehmen sowie dann auf den Befehl Alle Änderungen annehmen und Nachverfolgung beenden. Zudem sind bestimmte Formatvorlagen nicht zulässig, worauf Trados ggf. später hinweisen wird. Indexeinträge, die unterschiedlich oder in anderer Reihenfolge auftauchen, machen oft erhebliche Probleme. Da diese meist nur Einzelwörter sind, sind sie für das Translation Memory in Trados wenig relevant und sollten am besten wie oben beschrieben komplett entfernt werden.

Falls Trados sehr langsam ist oder hängt

Wenn viele Einträge in der Reihenfolge nicht passend sind, benötigt das Trados-Alignment erheblich mehr Zeit oder scheitert total. Bei einem hängenden Alignment in Trados kann es daher hilfreich sein, unnötige Steuerzeichen aus den Einzeldokumenten zu entfernen. Gegebenenfalls hilft es auch, die Ausgangsdateien in mehrere kleinere Kapitel aufzuteilen und diese einzeln dem Alignment von Trados zu unterziehen.

Weiterhin sind bedingte Trennstriche in einem Translation Memory bei Trados eher hinderlich. Auch diese lassen sich bequem mittels der Funktion Suchen/Ersetzen entfernen. Dazu führen wir in Word im Bereich Start des Menübandes den Befehl Bearbeiten – Ersetzen aus und klicken auf die Schaltfläche Erweitern. Wenn der Cursor im Feld Suchen nach steht, klicken wir unten auf Sonderformat und dann auf Bedingter Trennstrich. Das Feld Ersetzen durch bleibt wieder leer. Auch hier sind mit einem Klick auf Alle ersetzen sämtliche optionalen Trennstriche gelöscht.